Approbation & dépôt des comptes

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Sommaire :

APPROBATION DES COMPTES

Les éléments préparatoires

Les étapes importantes

Les nouvelles règles 2024

La confidentialité des comptes annuels

DEPOT DES COMPTES

Les délais à respecter

La procédure de continuité 

Les autres formalités liées aux résolutions votées

 

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APPROBATION DES COMPTES

 

Les éléments préparatoires :

 

➡️ Analyser les statuts des sociétés, les actes de nomination des dirigeants et leur rémunération

➡️ Tenir un calendrier des dates de renouvellement des CAC et dirigeant

➡️ Collecter les évènements juridiques de l’année

➡️ Respecter un calendrier déterminé par la forme juridique des sociétés

➡️ Procéder à l’arrêté des comptes

➡️ Établir la liste des conventions réglementées intervenues au cours de l’exercice

 

Les étapes importantes :

 

1️⃣ PRÉPARATION DES DOCUMENTS

📝 Rapport de gestion :

- Dépend de la taille et de la forme juridique de la structure : exposer aux associés l’activité de la société au cours de l’exercice à approuver

- Dispense d’établissement du rapport de gestion si la société est une petite entreprise

Total bilan : 6 M€ ; CA : 12 M€ ; 50 salariés en moyenne

Dispense exclue lorsque les statuts prévoient l’établissement du rapport de gestion

- À compter des exercices ouvert le 1er janvier 2024, ces seuils sont réhaussés

Total bilan : 7,5 M€ ; CA : 15M€ et toujours 50 salariés

 

📝 Rapport spécial sur les conventions réglementées :

- Établi par le CAC ou par le dirigeant s’il n’y a pas de CAC

Définition des conventions réglementées différentes si SARL ou SAS

- Conventions uniquement mentionnées dans le registre des décisions

 

📝 Ordre du jour et projet de résolution :

- Attention, les associés ne pourront statuer que sur les points inscrits à l’ordre du jour.

- Porteront sur la présentation des comptes et du rapport de gestion, les rapports du CAC, l’affectation du résultat, le quitus au dirigeant, les conventions réglementées.

- Possibilité de statuer sur la reprise des engagements de la société depuis sa constitution lorsqu’il s’agit de sa 1ère AG

- Demande possible, sous certaines conditions, de l’inscription de points à l’ordre du jour.

 

📝 Rapport du CAC :

- Audit des comptes et des projets de documentation juridique par le CAC le cas échéant.

 

💡 Outils : Fiche d'analyse des statuts, calendrier du renouvellement des mandats, calendrier des AG de tous les dossiers, liste des dossiers avec CAC

 

2️⃣ CONVOCATION À L’ASSEMBLÉE GÉNÉRALE

⌛ Délai et mode de convocation des associés :

- SARL / EURL > LR-AR 15 jours avant l'AG

- SAS / SASU > Modalités de convocation dans les statuts

 

📝 Documents à joindre à la convocation :

- Rapport de gestion (sauf dispense)

- Projet de texte des résolutions

- Comptes annuels

- Rapports des CAC

3️⃣ TENUE DE L’ASSEMBLÉE GÉNÉRALE

💻 Tenue en physique ou par visioconférence :

- La tenue d’une AG d’approbation des comptes par un moyen de télécommunication est interdite dans une SARL (art. L. 223-27 c. com.).

- Concernant les SAS, il faut que cela soit prévu dans les statuts. Si ça ne l’est pas, il faudra donc en amont de l’AG d’approbation des comptes, convoquer une AGE pour modifier les statuts.
- Lorsque cela est permis, les associés sont réputés présents pour le calcul du quorum et de la majorité.

 

📝Établissement du procès-verbal d'assemblée :

Il peut être écrit en projet en amont, complété lors de l’AG et signé à son issue ou ultérieurement.

La signature peut être manuscrite ou dématérialisée, dans ce cas, la signature électronique doit respecter les exigences de l’article 26 du règlement UE 910/2014 du 23 juillet 2014 :

- La signature doit être liée au signataire de manière non équivoque ; 

- Elle doit permettre l’identification du signataire ; 

- Elle doit avoir été créée à l’aide de données de création de signature électronique que le signataire peut, avec un niveau de confiance élevé, utiliser sous son contrôle exclusif ; 

- Elle doit être lies aux données des associés à cette signature de telle sorte que toute modification ultérieure de données soit détectable. 

 

 

Les nouvelles règles 2024 :

 

CAPITAUX PROPRES : devenus inférieurs à ½ du capital social

 

📉 NOUVELLE RÈGLE DE RÉDUCTION (L 223-42 ou L225-248 – 4ème al.) - Loi du 9 mars 2023 :

Pour une société dont les capitaux propres sont devenus inférieurs au capital fin N,

• Si avant la clôture du 2ème exercice qui constate la situation (N+3), les capitaux propres n'ont pas été reconstitués alors que le capital social de la société est supérieur au seuil fixé par décret, 
• La société est tenue, au plus tard à la clôture du 2ème exercice suivant (N+5), de réduire son capital social pour le ramener à une valeur inférieure ou égale à ce seuil.

 

📈 NOUVELLE RÈGLE D’AUGMENTATION (L 223-42 ou L225-248 – 5ème al.) - Loi du 9 mars 2023 :

• La société se remet en conformité lorsqu’à la suite de la réduction de son capital social sans pour autant que ses fonds propres aient été reconstitués, 
• elle procède à une augmentation de capital avant la clôture du 2ème exercice suivant (N+7) afin de se mettre en conformité avec le seuil.

 

⚖️ Le seuil est de 1% du total du bilan de l’année précédente l’obligation (N-4) ou le montant minimal légal du capital (37.000 € pour les SA et 120.000 € pour les SE) - Décret du 25 juillet 2023.

 

 

La confidentialité des comptes annuels :

 

 

💡 Attention à compter des exercices ouverts le 1er janvier 2024, ces seuils sont rehaussés afin de tenir compte de l’inflation.

 

NOUVEAUX SEUILS À COMPTER DES EXERCICES OUVERTS LE 1ER JANVIER 2024

(article D123-200 du code de commerce) :

 

 

💡 Rappel : pour répondre à la définition du type d’entreprise, celle-ci ne doit pas dépasser 2 des 3 seuils indiqués.

 

 

DEPOT DES COMPTES

 

Les délais à respecter :

 

 

 

 

La procédure de continuité pour 2024 :

 

 

Les autres formalités liées aux résolutions votées :

• Continuation de la société malgré un actif net devenu inférieur au capital social

• Reconstitution des capitaux propres
• Transfert du siège ratifié
• Changement des dirigeants 
• Changement des CAC

 

Pour en savoir plus :

🔴 Découvrez le replay de notre webinaire du 28/05/2024 : WEBINAIRE - Approbation & dépôt des comptes, les nouveautés de 2024, présenté par Emilie Quidort (Directrice des formalités LegalVision) et Pierre Faucon (Expert-Comptable chez GMBA).